採用代行とは、自社の方針にもとづいて採用業務の一部または全体を外部に委託する仕組みです。この記事では、採用代行の仕組みや業務範囲、メリットデメリット、違法業者を避けるための許可制度などについて解説します。

近年、人材確保の難易度が高まるなか、採用活動の効率化を目的に「採用代行（RPO）」を導入する企業もあります。費用対効果は見合うのか、自社に適したサービスなのかといった不安から、導入に踏み切れない担当者もいるのではないでしょうか。

この記事では、採用代行の仕組みや費用相場、メリットとデメリットを詳しく解説します。限られたリソースのなかで効果的な採用を進めたいと考えている担当者様は、ぜひ参考にしてください。

採用代行サービス（RPO）とは

採用代行サービス（RPO:Recruitment Process Outsourcing）とは、企業が実施している採用活動の一部またはすべてを外部に委託できる人材支援の仕組みです。採用業務の負担増加や手法の多様化により、自社だけで対応することが難しくなっている企業にとって、有効な手段として注目されています。

ここからは、採用代行の主な種類と人材派遣・人材紹介との違いについて解説します。

採用代行の種類

採用代行には、大きく分けて2種類あります。ひとつが「採用プロセス代行型」で、もうひとつが「リクルーター派遣型」です。

採用プロセス代行型は求人募集から面接調整までの採用工程を外部スタッフがリモートで担うスタイルです。必要な範囲に応じて業務を柔軟に委託できるため、工数削減や一部業務の外注を検討する企業に適しています。複数名のチームで対応するケースが多く、業務品質が安定しやすい点もメリットです。

一方、リクルーター派遣型は、外部リクルーターが企業内に常駐し、採用担当者として現場と連携を取りながら業務を進めるスタイルです。新たに採用体制を立ち上げたい企業や、自社の方針・文化を反映させながら採用活動を進めたい場合に向いています。

日本国内では採用プロセス代行型が主流ですが、近年では柔軟な採用体制の構築を重視する外資系企業を中心に、リクルーター派遣型への関心も高まりつつあります。

採用代行と人材派遣・人材紹介の違い

ここでは、採用代行と人材派遣・人材紹介との違いについて解説します。それぞれの特徴を理解し、自社にとって最適なサービスを選ぶための参考にしてください。

採用代行と人材派遣の違い

採用代行と人材派遣は、いずれも企業の人材確保を支援する点では共通していますが、サービスの内容や契約形態に明確な違いがあります。

採用代行は、求人票の作成や応募者対応、面接日程の調整など、採用業務全般を外部の専門会社に委託する仕組みです。あくまで採用業務の支援に特化しており、雇用契約は企業と応募者の間で結ばれます。

一方、人材派遣は派遣会社に所属する人材を企業に一定期間派遣し、現場で即戦力として働いてもらう仕組みです。派遣社員の雇用契約は派遣会社との間で締結され、企業は業務の指揮命令を担います。

採用代行が採用業務の代行であるのに対し、人材派遣は人材そのものを提供するサービスである点が大きな違いです。

採用代行と人材紹介の違い

採用代行と人材紹介も、いずれも外部から採用活動を支援する外部サービスですが、役割と主導権の所在に違いがあります。

採用代行は、企業の名義と方針にもとづき、応募対応や面接調整などの実務を外部パートナーが代行するサービスです。業務の主導権は企業側にあり、社内体制の一部として採用活動を支援する、いわば裏方の存在です。

一方、人材紹介は紹介会社が自社名義で候補者を選出し、条件に合う人材を求人企業に紹介します。求職者との面談やマッチング、入社までを一貫して主導し、採用の実現に向けて働く、表立ったサービスです。

企業の名のもとに動くか、自社の判断で人材を紹介するかが両者の違いといえるでしょう。

採用代行の利用が広がっている背景

市場は年々拡大しており、2021年度に628億円、2022年度には706億円にまで成長しています。企業が採用活動の効率化や専門性の向上を求めるなかで、採用業務を外部に委託する動きが強まっていることを示しています。

出典元：矢野総合研究所「採用アウトソーシング市場に関する調査を実施（2022年）」（https://www.yano.co.jp/press-release/show/press_id/3201）

ここからは、採用代行の導入が広がっている背景について解説します。

採用手法の多様化

採用手段が急速に多様化しており、企業は自社に適した方法を見極めながら人材確保に取り組む必要があります。従来の求人広告や転職フェアにとどまらず、ダイレクトリクルーティングやSNSを活用した手法が広がりつつあります。

採用対象の年齢層や職種、業界に応じた施策の使い分けが必要となり、採用活動の難易度も高まっています。

採用期間の長期化

採用活動の期間は長期化しており、企業の人事担当者にとって採用業務は年々複雑になっているのが実情です。売り手市場の影響で内定辞退が増え、予定人数を確保できずに採用活動が長引くケースも少なくありません。

とくに、新卒採用ではインターンシップの早期実施や通年採用の普及により、次年度分の準備と採用活動を並行して進める必要があります。このような状況では、少人数の人事体制では対応が難しくなりやすいです。こうした課題に対する解決策として、採用代行の活用が注目されています。

採用代行に委託できる業務

委託できる業務は、以下のとおりです。

● 採用計画の立案

● 求人

● 説明会の実施

● 応募者の管理

● 日程の調整

● 選考対応

● スカウト業務

● 内定者のフォロー

それぞれの業務内容について解説します。

採用計画の立案

一部のサービスでは、企業の経営戦略や成長段階に応じた採用計画の立案を支援しています。具体的には、求める人材像の明確化から始まり、年間スケジュールの作成、予算と採用成果にもとづく費用対効果の分析などが含まれます。

また、既存の方針に対する外部からの客観的な助言も得られるため、自社だけでは見落としやすい改善点を発見するきっかけにもなるでしょう。採用の目的を正確に捉えて、実行可能な計画を立てることで、効率的な人材確保につながります。

求人

応募者との接点を築くための重要な業務です。募集要件の整理や求人原稿作成、広告媒体の選定と出稿など、業務は多岐にわたります。加えて、母集団形成やスカウトメールの運用には、専門的な知識も求められます。

採用代行サービスを活用すれば、媒体ごとの効果を踏まえた適切な選定やターゲットに響く原稿作成などが可能です。経験とノウハウを持つ外部パートナーに委託することで、社内の負担を抑えながら応募者の数と質を高められます。

説明会

応募者に自社の魅力や価値観を伝える大切な機会です。説明会での印象は、応募意欲に大きく影響します。内容の構成や話し方にも工夫が必要です。

採用代行を活用すれば、企業の要望に応じたプレゼンテーションを外部スタッフが代行し、自社の強みを効果的に伝えられます。パンフレットやスライド資料なども制作可能なため、準備の負担を軽減しつつ質の高い説明会が実現できます。

応募者の管理

応募者情報の適切な管理は、採用活動をスムーズに進めるうえで欠かせません。採用代行では、応募書類の回収やファイル管理、問い合わせ対応、選考結果の連絡まで一括して対応できます。

複数チャネルからの応募情報を一元化し、見落としや連絡漏れを防ぐ体制を構築できます。また、迅速で丁寧な対応により、応募者へ与える印象の向上も見込めます。管理業務の外部委託によって企業は選考や面接といった、より力を入れたい業務に集中できるようになります。

日程の調整

選考を進めるには、面接の日程調整が欠かせません。採用代行サービスを利用すれば、企業のスケジュールをもとに候補者との連絡、日程調整、確定、さらにはリマインド連絡まで一括して任せられます。

調整ミスによる面接機会の損失を防ぎ、選考前日のリマインド対応も含めて丁寧に行うため、求職者の離脱リスクを下げる効果も期待できます。担当者の負担を減らし、スムーズな採用活動を実現するのに役立ちます。

選考

適切な人材を見極めるための選考業務の一部または全部も、採用代行に委託可能です。書類の確認や筆記試験の監督、適性検査の実施に加え、企業のニーズに応じた面接代行も対応範囲に含まれます。

また、経験豊富な面接官を起用することで、評価基準のブレを抑えることも可能です。最終的な合否は企業側が判断するケースが一般的ですが、基準に沿ったスクリーニングを代行することで、担当者の負担を削減できます。

スカウト

求める人材に直接働きかけるスカウト業務は、採用精度を高めるうえで効果的な手段です。近年は、ダイレクトリクルーティングの普及により、企業側から求職者にアプローチするようになっていますが、その運用には多くの時間と手間がかかります。

採用代行サービスを活用すれば、条件に合った候補者の選定、スカウトメールの作成・配信までを一括で任せることが可能です。

内定者のフォロー

内定辞退を防ぎ、入社につなげるには内定者への継続的なフォローが欠かせません。採用代行では、定期的な連絡や相談対応を通じて不安を軽減し、入社意欲の維持をサポートします。

具体的には、研修スケジュールの案内とともに、必要書類の整備や入社準備に関するサポートも担当範囲です。さらに、交流会や面談を設けることで企業とのつながりを深め、早期離職の防止にもつながります。

採用代行を利用するメリット

サービスを活用することによって、企業側が得られるメリットは以下の4つです。

● プロの知見を導入できる

● 採用コストを削減できる

● 担当者がコア業務に集中できる

● ノウハウがなくても採用活動ができる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

プロの知見を導入できる

サービスを利用することで、採用業務に精通したプロの知識と経験を活かすことが可能です。長年にわたり実績を積んできたプロであれば、業界や職種に応じた最適なアプローチを提案できるため、成果につながりやすくなります。

募集から選考、内定者フォローまで一貫して質の高い対応が可能です。結果として採用の歩留まりの改善やミスマッチ防止にもつながります。

採用コストを削減できる

求人媒体の選定やエージェントの活用法を見直せば、無駄な費用を抑えられます。また、新たに採用担当者を社内で育てる場合と比べて、ノウハウ不足による失敗を避けられる点もメリットのひとつです。

担当者がコア業務に集中できる

応募者対応や日程調整など定型的な業務を代行できるため、社内の担当者は面接や評価といった重要な業務に集中できます。

採用の判断が必要な工程に時間を割けるようになり、結果として企業に合う人材を見極めやすくなります。業務の優先順位を明確にし、効果的に人材を確保できる点も利点です。

ノウハウがなくても採用活動ができる

採用に関する知識や経験があまりない企業であっても、採用代行を活用すれば、プロの支援により効果的に採用活動を進められます。専門家が企業の状況を把握し、最適な採用戦略を提案してくれるため、無駄な試行錯誤を避けられます。

とくに、採用体制が整っていない企業にとって、信頼できる外部のサポートが大きな安心材料となるでしょう。

採用代行を利用するデメリット

サービスを利用することでさまざまなメリットを得られる一方、以下のようなデメリットも存在します。

● 社内にノウハウを蓄積できない

● 契約内容によっては柔軟な対応がしづらい

● 認識の齟齬から工数増加やミスマッチが起こる可能性がある

それぞれのデメリットを理解し、自社で許容できるかを見極めることも、導入判断のひとつにしましょう。

社内にノウハウを蓄積できない

採用実務を外部に任せるため、社内の人事担当者が現場で採用業務を経験する機会が減少してしまいます。その結果、面接スキルや求人原稿の作成手法、応募者の見極め方といった実践的な採用に関する知見が組織内に蓄積されにくくなります。

採用を長期的に内製化したい企業にとっては、社内のスキル継承が進まない点に注意が必要です。そのため、外部委託と並行して、社内での情報共有や学びの機会を確保する工夫が求められます。

契約内容によっては柔軟な対応がしづらい

採用代行は契約にもとづいて業務が進められるため、業務内容や対応範囲が事前に明確に定められます。これにより、急な変更や想定外の依頼に柔軟に動けないケースも少なくありません。

とくに、委託先の業務遂行方針が固定化されているケースでは、急な要望に対して調整が難しくなる可能性もあります。サービス利用にあたっては、対応可能な業務と不可能な範囲を事前に把握しておきましょう。

認識の齟齬から工数増加やミスマッチが起こる可能性がある

企業と委託先との間で、求める人物像やスキル要件の理解に食い違いがあると、期待とは異なる人材の選出や歩留まり悪化につながるおそれがあります。企業の価値観や文化が十分に共有されていない場合、入社後のミスマッチから早期離職に至るケースも考えられます。

認識のギャップにより、選考の見直しが必要になり、担当者の負担が増えるリスクもあります。連携を円滑に進めるには、事前に求める人材像やスキル要件を明らかにして共有する姿勢が求められます。

採用代行の利用がおすすめの企業

採用代行は、以下のような企業に適しています。

● 採用人数が多く、職種の幅も広い企業

● 採用ノウハウや人手が不足している企業

● 短期間で採用を進めたい企業

● 複数の紹介会社とやりとりしている企業

● 新たな採用手法を取り入れたい企業

採用人数が多いと募集ポジションが多岐にわたり、母集団形成や選考フローが複雑になります。採用業務の一部を外部に委託すれば、煩雑な業務も効率よく進められます。

人事部門の立ち上げ直後や、採用担当者が限られている企業では、社内ですべてを対応するのは困難です。専門知識をもつパートナーに任せれば、採用活動を安心して進められます。

採用代行サービスを活用すれば、早急に人材を確保したい場合でも経験豊富な外部スタッフによって、スピード感をもって母集団形成や日程調整が可能になります。

複数の紹介会社とやりとりをしている場合、連絡内容の管理や対応が煩雑になりやすいです。採用代行に窓口を一本化すれば、情報共有や連携がスムーズになり、紹介精度の向上や辞退の防止にもつながります。

SNS活用やダイレクトリクルーティングなど、最新の採用手法に精通した専門家のサポートを受ければ、自社に合った方法を見つけやすくなります。

採用代行の費用の目安

採用代行にかかる費用は、料金体系や委託する業務の内容によって異なります。ここでは、料金形態ごとの相場と特徴を解説します。

料金形態別の費用相場

代表的な料金形態は以下のとおりです。

● 月額制

● 従量課金制

● 成果報酬制

それぞれの概要と費用相場を紹介します。

月額制

月額制は、一定額であらかじめ定められた業務を委託する仕組みです。毎月の費用が固定されるため、予算管理しやすい点が魅力です。費用相場は月額5〜100万円程度です。スカウトや面接対応など一部業務に限れば10万円台からの依頼も可能です。

一方で、採用活動全体を外部に委託する場合は、月額40万円以上になるケースが一般的です。業務範囲が明確な分、費用対効果の見通しも立てやすい点が月額制の特徴といえます。

従量課金制

従量課金制は、依頼した作業量に応じて費用が発生します。特定の業務に課題が集中している場合や採用業務の負荷が時期によって変動する企業にとっては、無駄のないコスト配分が可能となります。

必要な業務を絞って委託できるため、全体を外注するほどではない場合にも適しているでしょう。一方で、業務量の変動によって費用が予測しづらくなるため、予算管理の難易度は上がります。

主な作業の費用目安は、以下のとおりです。

● 媒体管理：月額5〜50万円

● スカウトメール送信：1通1,000〜2,000円

● 説明会代行：1回2万円～

● 面接設計：30〜50万円

● 面接実施：1回8,000〜15,000円

● 応募者対応：月額2万円〜

● 採用ピッチ資料作成：25〜80万円

● 求人広告への掲載：月15万円

● エージェントマネジメント：10〜20万円

細かい業務単位での委託が可能な従量課金制は、必要な業務だけを柔軟に委託できるため、全体を外注するには至らない場合にも適しています。

成果報酬制

成果報酬制は採用に至った実績や応募件数など、目に見える成果に対して費用が発生する仕組みです。初期費用が不要なため、リスクを抑えて導入したい企業に適しています。

成果が出なければ費用はかからず、一定の採用効果が期待できる点が特長です。ただし、量を重視するあまり、求める人材と異なる応募が増えてしまい、対応の手間がかかる可能性もあります。

費用相場は、以下のとおりです。

● 採用が決定した場合：60〜120万円程度

● 内定者の年収ベース：年収の20〜45％程度

導入の際は成果の定義を明確にし、求める人材像と齟齬が生まれないよう綿密な打ち合わせが欠かせません。

雇用形態別の費用相場

採用代行にかかる費用は、対象となる雇用形態によっても異なります。新卒や中途など採用難易度が高いほど業務量も増えるため、相場も高くなる傾向があります。

代表的な費用目安は、以下のとおりです。

● 新卒採用：月額5〜70万円

● 中途採用：月額10〜70万円

● パート・アルバイト採用：月額1〜30万円

新卒や中途のように長期雇用を前提とする採用は、戦略立案や母集団形成に時間がかかるため費用が高くなりやすい傾向にあります。一方、短期雇用が前提のパート・アルバイト採用は、比較的低コストで委託可能です。

業務範囲別の費用相場

採用代行の費用は、依頼する業務の範囲によって変動します。とくに、重要度のあまり高くないノンコア業務のみを委託するか、注力すべきコア業務と組み合わせて依頼するかで金額に差が出ます。

具体的な費用相場は、以下のとおりです。

● ノンコア業務のみ（例：応募者情報の入力、日程調整など）：月額5〜70万円

● ノンコア+コア業務（例：採用戦略の立案、面接対応など）：月額15〜100万円

ノンコア業務のみの委託でも、事務作業の負担軽減に効果があります。採用戦略の立案や面接の実施まで含めた依頼の場合は、専門的な支援を受けながら、採用の質や効率が高められます。

採用代行は許可制！違法な業者に注意

ここからは、採用代行がなぜ許可制なのかに加えて、以下の項目について解説します。

● 委託募集にあたる業務・あたらない業務

● 委託募集の申請は委託側・受託側の双方が行う

● 採用代行に依頼する際の申請方法

● 人材紹介に該当するかどうかにも注意

ただし、業務範囲によっては不要なケースもあるため正しく理解し、法令を遵守しない業者への依頼を避けましょう。

なぜ許可制なのか？

採用代行は、企業が採用業務の一部を外部に委託する「委託募集」に該当します。法律上、厚生労働大臣または都道府県労働局長の許可が必要とされている業務です。許可制が設けられている理由は、主に2つあります。

ひとつは、労働者の権利を守るためです。不適切な条件での採用や虚偽の求人情報などを防止するためには、国の監督が欠かせません。

もうひとつは、応募者の個人情報を安全に取り扱うためです。信頼性のない業者に採用活動を任せた場合、情報漏洩やトラブルの原因になりかねません。

こうした観点から、委託者と受託者の双方が法的な基準を満たしていることを確認する必要があり、結果として許可制が設けられています。

参考：厚生労働省「委託募集」（https://www.mhlw.go.jp/general/seido/anteikyoku/jukyu/bosyu/dl/03.pdf）

委託募集にあたる業務・あたらない業務

採用代行サービスで対応できるすべての業務が、委託募集に該当するわけではありません。ここからは、法令上、委託募集にあたる業務と、該当しない業務について解説します。

参考：e-GOV「職業安定法第36条委託募集」（https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000141#Mp-Ch_3_2-At_36）

委託募集にあたる業務

委託募集に該当するのは外部の第三者が報酬を受け取り、以下のいずれかに関与する場合です。

● 労働者の募集

● 応募者の選考

● 採用の決定

たとえば、求人票の作成やスカウトメールの送信、面接官としての関与といった業務を外部に任せる場合は、委託募集に該当します。

委託募集にあたらない業務

選考や採用の意思決定に直接かかわらない業務は、許認可は不要です。たとえば、以下のような業務が挙げられます。

● 求人原稿の作成

● 試験問題の設計

● 応募者からの問い合わせ対応

● KPIの設計

また、採用試験の運営やスカウトメールの送信といった業務も、自社が主体となって募集・選考していれば、許可の取得は不要とされています。外部業者の関与する範囲が、委託募集に該当するかどうかを判断するポイントになります

委託募集の申請は委託側・受託側の双方が行う

委託募集に該当する業務を実施する際は、依頼者の企業と請負先の採用代行業者の双方が、所定の許可を取得しなければなりません。委託元・委託先のどちらか一方でも無許可であれば、違法となる可能性があります。

ここでは、許可取得の基準について解説します。

● 委託側の許可基準

● 受託側の許可基準

● 期間・報酬の認可基準

ひとつずつ見ていきましょう。

出典元：厚生労働省「募集・求人業務取扱要領」（https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11600000-Shokugyouanteikyoku/0000171113.pdf）

委託側の許可基準

委託企業にも一定の許可基準が設けられています。違法な求人を未然に防ぎ、労働者の権利を守るために必要な制度です。基準の具体的な内容は、以下のとおりです。

● 職業安定法や労働関係法令に重大な違反歴がないこと

● 募集内容が適法であり、労働条件が明確であること

● 地域・職種ごとの一般的な労働条件と比較して適正であること

● 社会保険・労働保険に正しく加入していること

● 厚生労働省の基準額を超える報酬を受け取らないこと

いずれも事業を健全に運営していれば満たせる内容で、通常の事業運営を行っていれば十分に満たせる基準です。

受託側の許可基準

採用代行業務を受託する企業には、法律にもとづいた適格性が求められます。受託側が満たすべき主な基準は、以下のとおりです。

● 職業安定法やその他の労働関連法令に関して重大な違反がないこと

● 成年被後見人や被保佐人でなく、適切な判断能力を有していること

● 労働法規、募集内容、業務内容について十分な知識と理解があること

こうした条件を満たすことが、信頼できるサービス提供者の前提となります。

期間・報酬の認可基準

期間や報酬に関しても、定められた基準を満たす必要があります。まず、募集期間は最長でも1年以内に設定しなければなりません。

報酬は、採用により得た給与等の50%を超える額を支払う場合は原則として認可されません。ただし、特別な事情により通常以上の費用がかかる場合には、例外的に認められる可能性があります。

採用代行に依頼する際の申請方法

採用代行業務が委託募集に該当する場合、所定の許可を取得する必要があります。申請方法は以下のとおりです。

● 必要書類を用意する

● 期限までに書類を提出する

● 審査結果を待つ

それぞれの工程について解説します。

必要書類を用意する

募集主が「委託募集許可等申請書（様式第3号）」を作成し、必要な帳簿や証明書類とともに都道府県労働局長へ提出する必要があります。募集人数がひとつの都道府県で30人以上、または全体で100人以上の場合は、厚生労働大臣の許可が必要です。

なお、委託側の申請は受託側が代行できるため、業務負担を軽減することも可能です。申請前には該当条件を確認し、書類の不備がないよう準備を進めましょう。

参考：e-GOV「職業安定法施行規則第36条」（https://laws.e-gov.go.jp/law/322M40002000012#Mp-At_37）

期限までに書類を提出する

書類の提出は、以下の期限を厳守する必要があります。

● 都道府県労働局長への申請：募集を開始する月の14日前までに正本1部を提出

● 厚生労働大臣への申請：募集開始月の21日前までに正本と写しを1部ずつ提出

申請が遅れると許可が下りず、採用活動のスケジュールに支障をきたすおそれがあります。

審査結果を待つ

申請後は、提出された書類をもとに許可基準に沿った審査が実施されます。結果は許可と不許可のほか、条件付き許可のいずれかとなり、通知を受けるまでは採用活動を開始してはいけません。無許可で業務を進めた場合、法令違反に問われる可能性があります。

人材紹介に該当するかどうかにも注意

採用代行は委託募集に分類されますが、業務内容や報酬体系によっては、法律上、人材紹介と見なされるおそれもあります。この場合、受託業者が有料職業紹介の許可を取得していなければ違法行為となる可能性があるため、注意が必要です。

契約時には、業務範囲や責任の所在を明確にしておく必要があります。不明点がある場合は、都道府県労働局や社会保険労務士・弁護士などの専門家に相談しましょう。

採用代行は法人とフリーランスどちらに依頼するか

採用代行を検討する際に、法人とフリーランスのどちらに依頼するのが適しているか、それぞれのメリットとデメリットを解説します。その後、以下のケースについて説明します。

● フリーランスに依頼するのが向いているケース

● 法人に依頼するのが向いているケース

以下でそれぞれ解説します。

フリーランスによる採用代行のメリット

メリットは、以下のとおりです。

● 委託側が担当者を直接選べる

● 曜日や時間などを柔軟に調整してもらいやすい

各メリットについて解説します。

委託側が担当者を直接選べる

フリーランスの場合、実績や専門性を見極めたうえで、企業側が直接担当者を選定できる利点があります。法人では依頼後に担当者が自動的に割り当てられるケースが一般的です。

曜日や時間などを柔軟に調整してもらいやすい

業務時間や対応曜日など、企業側の都合に合わせてスケジュールを柔軟に調整しやすい点もメリットといえます。個人で活動しているため、細かい要望や突発的な変更にも対応してもらいやすい傾向にあります。

フリーランスによる採用代行のデメリット

一方、以下のようなデメリットも存在します。

● フォローアップ体制がない

● 担当者の変更や増員が難しい

それぞれ解説します。

フォローアップ体制がない

トラブル発生時の支援体制が整っていない点が、デメリットとして挙げられます。個人で対応するため、問題が起きた際に組織的なサポートが受けられません。

万が一、問題が生じても対応できるのが本人のみであるため、解決までに時間を要するケースも少なくありません。

担当者の変更や増員が難しい

担当者の交代や人員の追加が難しい点にも注意しなければなりません。契約先が個人であるため、パフォーマンスに不安があってもすぐに代替が利きません。急な業務量の増加への対応が困難となるでしょう。

フリーランスに依頼するのが向いているケース

向いているのは、以下のようなケースです。

● 特定の専門スキルを持つ担当者を指定したい場合

● 柔軟な稼働時間や対応を重視する場合

● 小規模な採用業務を短期間で依頼したい場合

フリーランスは個別対応に優れており、企業の事情に合わせて柔軟に対応してもらえるのが特長です。業務量が限定されている場合や専門性を求める案件にも適しており、担当者の実績を直接確認したうえで依頼できる安心感もあります。

法人に依頼するのが向いているケース

以下のようなケースでは、法人への依頼が適しています。

● 複数の業務を一括して任せたい場合

● 担当者の変更や増員が必要になる可能性がある場合

● トラブル時の対応やサポート体制を重視する場合

法人は組織体制が整っており、安定した業務態勢と手厚いサポートが期待できます。大規模な採用活動や長期的な運用が見込まれる場合でも、継続的な支援やバックアップ体制があるため、安心して任せられるでしょう。

採用代行の選び方丨比較検討のためのポイント

選ぶポイントは以下のとおりです。

● そもそも事業許可を持っているかどうか

● 専門性や実績は十分か

● その提案で自社の採用課題を解決できるか

● セキュリティ対策は厳重か

● 見積もりの内容に曖昧な点がないか

● 契約を急かしてこないか

● 進捗を定期的に共有してくれるか

● 口コミや評判に問題はないか

それぞれのポイントについて解説します。

そもそも事業許可を持っているかどうか

まずは、採用代行業者が必要な許可を取得しているかどうかを確認しましょう。採用活動を外部に委託する場合、法的には「委託募集」に該当し、原則として厚生労働大臣または都道府県労働局長からの許可が必要です。

無許可の業者に依頼すると、企業側も法令違反に問われるリスクがあります。許可の有無は最優先でチェックしましょう。

専門性や実績は十分か

業者が自社のニーズに合った専門知識と実績を持っているかも、重要な判断基準です。たとえば母集団形成に強みを持つ業者であれば、求人広告の設計からダイレクトリクルーティング、マーケティングまで幅広く対応できます。

新卒・中途・アルバイトなどの雇用形態ごとにノウハウが異なるため、自社の委託内容に即した経験を持つ業者かどうかを見極めましょう。

その提案で自社の採用課題を解決できるか

単に業務を請け負うだけでなく、自社の採用課題を的確に据えた提案がされているかどうかも重要です。たとえば、業務量の軽減が目的であれば、運用代行に強い企業が適しています。

一方、採用活動全体の見直しが必要な場合は、戦略設計を得意とする業者が望ましいでしょう。

セキュリティ対策は厳重か

採用代行では、応募者の個人情報や自社の採用戦略といった機密性の高いデータを取り扱うことになります。

そのため、外部からの不正アクセスや情報漏洩への対策が講じられているかを確認しましょう。ISMS認証やプライバシーマークの取得状況も、信頼できる業者を見極める指標になります。

見積もりの内容に曖昧な点がないか

提示された見積書に不明瞭な点がないかを必ず確認しましょう。業務範囲や成果物、追加費用の有無が曖昧なままだと、想定外のコストが発生するリスクがあります。費目ごとの内容や算出根拠を明示しているか、あらかじめ丁寧にすり合わせておきましょう。

契約を急かしてこないか

信頼できる業者は、契約するまでに十分な説明と納得の時間を設けます。見積もりの提示直後に契約を強く促したり、即決を求めたりするようであれば注意が必要です。

企業の採用活動は慎重な判断が求められる業務であり、深く考えずに進めるとミスマッチやトラブルを招く原因にもなります。時間をかけて検討する姿勢を尊重するかどうかも、業者を選ぶ際の基準です。

進捗を定期的に共有してくれるか

採用代行をスムーズに進めるには、業務の進捗状況を定期的に共有してもらえる体制が欠かせません。報告が不十分だと、課題の早期発見や方針の見直しが遅れ、結果として採用活動全体に支障をきたす可能性があります。

進捗報告の頻度や内容、連絡手段について契約前に確認しておきましょう。

口コミや評判に問題はないか

実際に利用した企業の声や業界内での評価も、業者を選ぶうえでの参考になります。公開されている口コミや事例を確認して、対応力や信頼性に問題がないかを見極めましょう。

とくに、対応が遅い、報告が不十分といった否定的な評価が複数見られる場合は注意が必要です。

採用代行導入の失敗例と対策

採用代行を導入しても、思うような成果が得られないケースは少なくありません。以下は、実際に起こり得る失敗事例です。

● リサーチ不足による業者選定ミス

● 社内での検討不足による人材のミスマッチ

● 業者への丸投げによるブラックボックス化

● 予算不足による委託中断

それぞれの状況と対策について解説します。

失敗例1：リサーチ不足による業者選定ミス

導入時に注意したいのが、情報収集が不十分なまま業者を選ぶことです。採用業者にはそれぞれ得意な領域があり、自社の課題と提供サービスが一致していないと、期待していた成果は得られません。

また、対応の質やスピードにも不満が出ることもあり、結果的に、社内の負担が増えたり、採用活動がかえって混乱したりする可能性もあります。

こうしたトラブルを防ぐためには、まず自社の採用課題を明確にしたうえで、候補となる業者の実績や対応範囲を丁寧に比較検討することが不可欠です。

失敗例2：社内での検討不足による人材のミスマッチ

自社の価値観や求める人物像が業者に正しく伝わっていないと、条件は満たしていても社風に合わない応募者が選考に進むケースがあります。

たとえば、求人票の表面的な条件だけで判断されると、スキルに問題がなくても定着しづらい人材が集まりやすくなります。ミスマッチが続くと面接での不合格が増え、採用が進まずにコストだけが膨らんでいく結果になりかねません。

こうした事態を防ぐには、求人要件だけでなく、社風や重視する価値観も業者に共有し、進行中の案件に関しても定期的にフィードバックの機会を設けることが効果的です。

失敗例3：業者への丸投げによるブラックボックス化

業務のすべてを外部業者に任せてしまうことも、よくある失敗です。たとえ経験豊富な業者であっても、自社の内情や採用方針を正確に把握するには限界があります。すり合わせを怠ると、業務の進捗や内容が見えづらくなり、社内で状況を把握できなくなるリスクがあります。

このようなトラブルを避けるためにも、初期段階で業務内容や役割分担を明確にし、定期的な報告や確認の場を設けましょう。

失敗例4：予算不足による委託中断

採用代行を導入したものの、途中で予算が尽きて委託を中断せざるを得なかったといったケースは少なくありません。とくに、初めて外部へと委託する企業では、必要なコストの見積もりが甘く、採用活動の途中で資金が不足してしまうリスクがあります。

こうした事態を防ぐには、事前に代行会社と採用予定人数や選考の難易度、対応範囲を共有したうえで、現実的かつ十分な予算を確保しておくのが重要です。

プレイス＆アビリティは1,000社以上の支援実績があり、採用のプロが採用成功のお手伝いをいたします。ぜひお気軽にご相談ください。

採用代行を利用する流れ

ここからは、契約までの流れと契約後の流れについて解説します。各工程で行うべきことや注意点を把握しておきましょう。

契約までの流れ

契約までの流れは、以下のとおりです。

● 採用課題を明確にする

● 採用に割けるリソースを整理する

● 依頼する業務を決める

● 代行サービスを選定

● 事前打ち合わせ・契約

各工程について解説します。

1：採用課題を明確にする

まずは自社が抱える採用面の課題を整理します。具体的には、以下の項目について考えてみましょう。

● 応募数の不足

● 選考通過率の低さ

● 内定辞退の多さ

● 人材の定着率

課題を明確にすることで、打ち合わせがスムーズに進み、認識のずれを防ぐことにもつながります。

2：採用に割けるリソースを整理する

自社が割り当てられるリソースを正確に把握することも欠かせません。人員配置や予算の状況を整理し、どの範囲までを外部委託できるのかを見極める必要があります。

費用の上限を決め、社内対応と外注業務を切り分けると、効率的な運用につながります。

3：依頼する業務を決める

業務内容によって対応可能なサービスや費用が異なるため、委託する業務の範囲を明確に定めます。たとえば、応募対応や日程調整といった事務作業のみを任せるのか、面接や選考までを一括で委託するのかを見極めます。

社内と外部の役割分担を明確にすることで、無駄なやりとりを減らせるでしょう。

4：代行サービスを選定

自社の課題に合うサービスを選ぶには、複数社を比較検討することが重要です。以下のような項目をチェックしましょう。

● 実績や導入企業数

● 対応できる業務範囲

● 得意とする採用領域

● 定期レポートの有無や連絡体制

選定時には費用面だけで判断せず、継続的にやりとりしやすいか、サポート体制が整っているかもあわせて確認します。

5：事前打ち合わせ・契約

委託先が決まったら採用目標や課題、希望する成果などを丁寧に共有します。この情報をもとに、具体的な施策や運用フロー、金額を盛り込んだ提案を受けられます。

提示された内容に納得できたら、正式な契約の締結です。

契約後の流れ

契約後の流れは、以下のとおりです。

● キックオフミーティング

● 委託スタート

● 定期ミーティング

それぞれ解説します。

6：キックオフミーティング

契約後、企業と採用代行の担当者でキックオフミーティング（初回打ち合わせ）を実施します。この場では、今後の採用活動を円滑に進めるために、以下の項目について詳しくすり合わせます。

● 採用の最終目標（例：採用人数や時期）

● 求める人物像やターゲット人材の要件設定

● 選考フローの設計

● 業務分担や連絡方法などの運用ルール

● 活動全体の予算

具体的な情報を共有することで方向性のずれを防ぎ、スムーズな連携が可能になります。

7：委託スタート

採用代行の準備が整ったら、実務開始です。採用代行業者は事前に合意した計画にもとづいて担当体制を整備し、求人原稿の作成や応募者対応、選考の進行など採用業務全般を本格的に展開します。

8：定期ミーティング

運用が始まったあとも、状況に応じた見直しが欠かせません。定期的な打ち合わせを通じて、採用進捗の確認と業務内容のすり合わせを行い、現状の課題や改善点を洗い出しましょう。

採用が順調に進んでいる場合でも、よりよい結果を得るための改善提案は大切です。想定より成果が出ていない場合は、早期に原因を分析し、対策を講じる必要があります。

まとめ

採用活動の複雑化や人材確保の難しさが増すなか、採用代行を導入する企業が増えています。採用活動の一部またはすべてを外部に委託することで、業務負担を軽減し、より精度の高い人材の確保が期待できるでしょう。

プレイス＆アビリティでは、新卒・中途・アルバイト・インターンなどの採用支援を行っています。企画からクロージングまでを一貫してサポートし、業務量やコストの削減だけでなく、質の高い採用をご提供いたします。

複数の求人手法を組み合わせ、企業ごとの課題や方針に沿った最適な採用プランを提案可能です。応募が集まらない、採用業務に時間が割けないなど、採用に関するお悩みをお持ちの方は、ぜひお気軽にご相談ください。