採用業務にはとても多くの手間や時間がかかります。ですが、企業の発展のために採用活動は絶対に欠かすことのできないものですので、手間や時間がかかるからと言ってないがしろにできるものではありません。

今回、採用業務を細分化するとどのようなものがあるのかを整理したうえで、採用業務の効率化ポイント、効率化するための方法までご紹介いたします。

採用業務の全体像

まず、始めに採用業務の全体像を押さえていきましょう。採用活動に当たる上での業務は多岐に渡りますが、基本的にはどのような人を採用するかの企画～入社までの一連の業務を指します。

細分化して、流れを大きくまとめると下記のようになります。

採用計画の立案⇒採用戦略の立案⇒母集団の形成⇒選考⇒内定⇒内定フォロー⇒入社

採用計画の立案

採用活動をするにあたり、どのような人材をいつまでに何人採用したいのか、という企画をする段階に当たります。

採用戦略の立案

採用計画に沿って、どのようにして採用活動を行うのか決定する段階です。

母集団の形成

立てた戦略を実行し、ターゲットとなる求職者からの応募を募る段階です。

選考

書類選考や面接、グループワークなどを通して候補者の選考を行う段階です。

内定

選考を通過した方へ、入社の内定通知を行う段階です。

内定フォロー

内定を出したあと、内定を承諾するまでのフォローや、内定を承諾した後に入社まで興味付けを図る段階です。

採用業務の効率化ポイント

では、上記であげた業務の中で、効率化を図るのであればどのようなポイントを見直せばよいでしょうか。3つのポイントに絞ってご紹介します。

1. 様々な採用戦略に手を出しすぎている

今までは求人広告を出して、多くの応募があった中から厳選するような採用手法が一般的でした。しかし、現在では転職をすぐには考えていない潜在層から囲い込むために、採用のメディアを運営したり潜在層向けにスカウトを実施したり、母集団形成をする手法が多くなっています。

そのため、あまりにも多くのチャネルからの人材の流入を図る結果、業務の属人化や管理工数の増加を招き、非効率になることがあるのです。採用戦略を練り直し、注力する部分を見極めることで効率化を図れます。

2. コミュニケーションが定型化できていない

採用活動では、社内外の人間とのコミュニケーションが多く発生します。求職者へのスカウト、面接日程調整、合否連絡はもちろん、社内の人間の日程調整や、エージェント対応連絡などです。多くの関係各所との調整が必要となる採用活動では、このコミュニケーションに最も多くの時間と工数を割かなければなりません。

定型化できるコミュニケーションはできるだけ定型化するなどすることで、効率化を図れます。

3. 選考の評価基準が定まっていない

書類選考、面接選考などで合格、不合格の基準が不明瞭になっていると、担当ごとの主観が入ってしまい、合否判定の段階で判断するのに時間のロスを生んでしまいます。書類選考の基準化や、面接時の質問のテンプレート化、判断基準の明文化など、評価基準を明確にすることで判断時間のロスを減らし、質の高い採用活動を行うことが可能です。

採用業務の効率化施策

では、具体的にどのようなサービスで上記のような業務が効率化できるのでしょうか。

ここでは3つ紹介します。

1. 採用管理システム(ATS)の活用

複数のチャネルからの応募者・内定者の情報や採用活動の進捗状況を可視化できる採用管理システムを取り入れることで、コミュニケーションロスを防ぐことが可能です。また、自動的にテンプレートを用いて連絡をしてくれるシステムもあるため、面接調整や合否の告知などにおいて工数を削減することもできます。

2. 面接評価シートの導入

担当ごとの主観的な評価から脱却するためにも、書類選考や面接の質問内容や評価基準をまとめた面接評価シートを作成することで効率化を図れます。面接時間や誰がどこを見て評価するか、何を伝えるかを明確にしましょう。必須条件や、これがあったらNGといった基準を設けることも効率化につながります。また、適性テストなどの能力を可視化するツールを導入することも考えられます。

3. 採用代行の活用

採用業務の中でも効率化できないことは、自社の魅力を面接で訴求したりしっかりと入社するまで求職者を口説いたりすることです。それ以外の効率化できる部分は、しっかりと仕組み化することで採用代行会社にアウトソーシングを依頼することができます。どこまでを自社内で行い、どこの業務をアウトソーシングするかの線引きをすることで採用活動がスムーズになります。

さいごに

採用業務の全体像、採用業務の効率化ポイント、効率化するための方法をご紹介しました。

採用の効率化を図り、採用のコアな業務や採用広報に集中することで母集団の増加や内定率の向上も見込めます。

弊社では年間1000社以上の採用を代行、コンサルティングしております。採用業務を棚卸したうえで、効率の良い採用をご提案可能です。

採用業務に手を取られすぎている、採用代行を検討しているという方は、ぜひ下記リンクよりお気軽にお問合せください。